Sbotolau ar Ddosbarthiad a Chodio Clinigol

NWISCoders

Mae gwybodaeth am ofal cleifion yn chwarae rhan hanfodol mewn darparu gwasanaethau iechyd yng Nghymru. Fe’i defnyddir i gynllunio a gwerthuso gwasanaethau, monitro tueddiadau ac amlygu meysydd o bryderon iechyd.

Am y rheswm hwn, mae angen cofnodi’r wybodaeth yn gywir – a dyma ble mae gan y tîm Dosbarthiadau Clinigol cenedlaethol, o fewn Gwasanaeth Gwybodeg GIG Cymru, rôl fawr i’w chwarae.

Mae’r tîm yn darparu cyngor a sicrwydd i oddeutu 250 o godwyr clinigol sy’n gweithio yn ysbytai Cymru, yn cyflawni archwiliad hanfodol i sicrhau cywirdeb o ran codio a dogfennau clinigol, a hefyd yn rheoli hyfforddiant hanfodol a pharhaus.

Esboniodd Richard Burdon, sy’n arwain y Tîm Dosbarthiadau: “Bob dydd, mae miloedd o gleifion yng Nghymru yn cael triniaethau a gofal yn ein hysbytai, a chaiff eu diagnosis ac unrhyw weithdrefnau eu cofnodi mewn fformat cod gan y codwyr clinigol.

”Mae’r codwyr yn defnyddio’r system ICD-10 (Dosbarthiad Rhyngwladol o Glefydau) ar gyfer diagnosis a’r system OPCS-4 (Dosbarthiad Ymyraethau a Gweithdrefnau y Swyddfa Cyfrifiadau ac Arolygon Poblogaeth) i gofnodi gweithdrefnau meddygol.

Mae’n waith dwys yn bendant, gan fod rhaid i godwyr dynnu gwybodaeth glinigol berthnasol o nodiadau meddygol mewn llawysgrifen yn bennaf, o ansawdd amrywiol, pennu codau priodol a rhoi’r wybodaeth mewn cronfa ddata ar gyfrifiadur.

Esboniodd Richard: “Mae angen i godwyr dalu sylw manwl at fanylion, meddu ar sgiliau ditectif, a gallu trafod diagnosis a gweithdrefnau clinigol gydag ymgynghorwyr yn rheolaidd. Weithiau, mae dogfennau ar goll, neu mae angen i’r clinigwr egluro’r nodiadau, neu mae’r llawysgrifen yn anodd ei darllen ac mae’n rhaid i’r codiwr wneud synnwyr ohoni, yn ogystal â phennu codau gan ddefnyddio’r cyfrolau dosbarthiadau. Er enghraifft, os yw clinigwr yn nodi bod gan glaf “nam gwybyddol” - nid oes modd mynegeio’r frawddeg ddiagnostig benodol hon o fewn dosbarthiad ICD-10, ond mae “nam gwybyddol ysgafn” yn bodoli. Byddai’n rhaid i’r codiwr fynd at yr ymgynghorydd cyfrifol i ddarganfod mwy o wybodaeth.”

Mae codio clinigol bellach yn bwysicach nag erioed o’r blaen. Yng Nghymru, defnyddir gwybodaeth wedi’i chodio i ddarparu ‘darlun mawr’ o ddarparu gofal iechyd ac amlygu tueddiadau. Fe’i defnyddir mewn nifer o systemau gwahanol, a’i gyflwyno mewn fformatau gwahanol, gan gynnwys Mapiau Iechyd Cymru. Mae wedi bod yn hanfodol o ran llywio penderfyniadau ynghylch ail-gyflunio gwasanaethau iechyd yng Nghymru. Dyma pam mae cywirdeb codio mor bwysig.

Yn ogystal â’i ddefnydd yng Nghymru, cyflwynir y data wedi’i godio i Sefydliad Iechyd y Byd (WHO) ar gyfer dadansoddiad byd-eang o ofal iechyd. Er mwyn cynorthwyo hyn, mae codio clinigol ar fin dechrau defnyddio safon newydd sbon a fydd yn caniatáu cofnodi’n gywir y firws Zika, ar raddfa fyd-eang. Defnyddir y data hefyd i ategi meincnodi gweithgarwch a pherfformiad gyda gwledydd eraill y DU.

Gyda miloedd o godau a dosbarthiadau ar gael, mae help a chyngor ar safonau codio a dosbarthiad ar gael gan Richard a’i dîm, sydd wedi’u lleoli yn swyddfeydd y Gwasanaeth Gwybodeg yng Nghaerdydd ac Abertawe. Gall hyn gynnwys cyngor ar faterion codio cymhleth, i godio gweithdrefnau newydd na ellir eu mynegeio eto.

Yn yr achos diwethaf, mae’r Tîm Dosbarthiadau yn cyflwyno manylion y weithdrefn newydd i’r Ganolfan Gwybodaeth Iechyd a Gofal Cymdeithasol (HSCIC) i’w hystyried ymhellach, a chyfrannu at drafodaethau’r DU ar ddatblygu safonau newydd, gwell ar gyfer codio.

I gynorthwyo datblygu sgiliau’n barhaus, mae’r Tîm Dosbarthiadau yn rheoli oddeutu 25 o gyrsiau codio bob blwyddyn. Ar hyn o bryd, cynhelir y rhain mewn ystafelloedd dosbarth, felly mae hyn yn cyfyngu ar y nifer a all fynychu. Wrth symud ymlaen, mae Richard yn gobeithio cyflwyno mwy o ddysgu ar-lein a gweminarau.

Y llynedd, cyhoeddodd y Tîm Dosbarthiadau, mewn partneriaeth â Swyddfa Archwilio Cymru, yr archwiliad cenedlaethol cyntaf o godio clinigol yng Nghymru. Roedd hon yn garreg filltir i’r tîm ac amlygodd bwysigrwydd codio.Darparodd yr archwiliad dystiolaeth fod cywirdeb yn gymaradwy â GIG Lloegr. Dros flwyddyn, edrychodd yr archwiliad ar fwy na 1,700 o gofnodion unigol mewn 19 o adrannau codio, ar draws tri arbenigedd – Llawfeddygaeth Gyffredinol, Trawma ac Orthopedeg, a Meddygaeth Gyffredinol.

Fodd bynnag, nododd hefyd fod dogfennau clinigol gwael ac annigonol yn cael effaith niweidiol ar ansawdd y data clinigol wedi’i godio, a llawer o ffeiliau cofnodion meddygol papur heb gael eu cynnal yn dda. Er bod nifer o enghreifftiau o arfer da, roedd amrywiaeth mewn perfformiad ar draws byrddau iechyd.

Yn y dyfodol, bydd y defnydd cynyddol o gofnodion a dogfennau electronig o fewn GIG Cymru, wedi’i danategu gan derminoleg glinigol SNOMED CT, yn gwella cywirdeb gwybodaeth wedi’i chodio ledled Cymru.

Mae Richard yn croesawu’r newid i gofnodion electronig fel ffordd o helpu i wella cywirdeb codio trwy leihau neu waredu’r problemau sy’n gynhenid wrth ddefnyddio cofnodion meddygol papur ar gyfer codio clinigol. Yn yr hirdymor, mae’n cydnabod y gall symud i gofnodion meddygol gyfan gwbl electronig newid rôl y codiwr clinigol. Dywedodd: “Bydd angen gweithwyr codio clinigol proffesiynol bob amser, ond yn y dyfodol, credaf y bydd yn dod yn fwy o rôl ymgynghorol, ansawdd data ac archwilio, os bydd datblygiadau fel meddalwedd prosesu iaith naturiol yn cael eu cymhwyso i gofnodion iechyd electronig a ddefnyddir ledled Cymru.

”Yn y cyfamser, mae GIG Cymru yn dibynnu ar sgiliau ac arbenigedd ei godwyr clinigol i ddarparu’r wybodaeth sydd ei hangen i hwyluso gwneud penderfyniadau a chynllunio. I gael mwy o wybodaeth am godio clinigol a dosbarthiadau, cysylltwch â Richard.Burdon@wales.nhs.uk

Enghraifft o ddogfen a ddarperir ar gyfer codio

Nodiadau Achos Dr Smith

Trosglwyddwyd Mr Claf i’n gofal ar gyfer impiad dargyfeirio rhydweli goronaidd LIMA-LAD gyda 2xSVG yn dilyn NSTEMI yr wythnos flaenorol, a sganiau’n dangos atherosglerosis difrifol o’r rhydwelïau coronaidd. Yn dilyn y weithdrefn, dioddefodd ychydig o haint ar y frest, ond ar ôl triniaeth gyda gwrthfiotig, fe wellodd yn dda. Mae ei anhwylderau ychwanegol yn cynnwys pwysedd gwaed uchel, COPD a diabetes math 2 gyda retinopathi. Mae bellach yn iach i’w ryddhau.

Codau diagnosis:

  • I25.1 Clefyd y galon atherosglerotig
  • I21.4 Cnawdnychiant myocardaidd subendocardaidd acíwt
  • I10.X Pwysedd gwaed uchel hanfodol (sylfaenol)
  • J44.0 Clefyd rhwystrol cronig yr ysgyfaint â haint anadlol isaf acíwt
  • E11.3† Diabetes mellitus math 2 â chymhlethdodau offthalmig
  • H36.0* Retinopathi diabetig

Codau gweithdrefn:

  • K45.3 Anatomosis o’r rhydweli bronnol i’r rhydweli goronaidd ddisgynnol blaen ar y chwith
  • K40.2 Impio gwythiennau saffenaidd dwy rydweli goronaidd
  • Y80.9 Anesthetig cyffredinol, amhenodol